Обратное планирование: Обратное планирование процесса работы – Не знаешь, как прийти к мечте? Метод обратного планирования. Практикум

Содержание

Обратное планирование процесса работы

Планирование в целом, планирование процесса работы и мотивация – вот три вещи, о которых не писал только ленивый. Метод обратного планирования часто используется и пропагандируется в области личной эффективности, но почему-то часто избегается в корпоративной сфере. А зря.

Концептуально можно выделить 2 направления планирования – прямое и обратное. Смысл тут именно в направлении.

Прямое планирование – это определение последовательных шагов действий в направлении цели. То есть мы начинаем планировать исходя из того, где мы находимся сейчас и что нужно сделать дальше.

Обратное планирование, как подсказывает капитан очевидность, идет в обратном направлении – от цели к текущему состоянию. Этот подход работает намного лучше и вот почему:

  1. Исходя из того, где вы хотите оказаться, определяется то и только то, что нужно сделать для достижения цели.
  2. Последовательно планируя действия от цели, шанс запутаться или упустить что-то важное из виду становится намного меньше.
  3. Обратное планирование позволяет эффективно концентрироваться на выполнении действий, ориентированных на достижение цели.
  4. При обратном планировании уменьшается неопределенность.

А теперь давайте посмотрим, как работает обратное планирование процесса работы.

Шаг 1 – Цель

Нас никак не сбить с пути, нам пофигу куда идти. Народная мудрость шутка

Буду банален. Но любое планирование начинается с определения цели. Нам нужно выстроить конкретный процесс работы, а для этого нужно понимать, зачем работа выполняется.

Любое действие должно иметь и, скорее всего, имеет какую-то цель. Даже если вы ничего не делаете и просто бездельничаете, тут есть определенная цель. Отдых и получение удовольствия – это тоже очень даже цели.

Цель может быть простой или разветвленной, а также может состоять из последовательности или целого дерева целей.

Для примера остановимся на простой цели – подготовить отчет о продажах. Достаточно ли этого определения цели? Скорее всего, нет. Непонятно, когда нужно его выполнить и какие требования к отчету. Поэтому переходим к шагу 2.

Шаг 2 – конкретизируйте цель.

Чтобы обратное планирование процесса работы сработало, цель должна быть понятной с точки зрения сроков достижения и требований.

Поэтому цель – подготовить отчет по продажам к пятнице. Требования к отчету:

  • Отчет должен включать в себя данные по продажам в натуральном (штуках) и финансовом выражении.
  • Отчет должен охватывать все продукты, которые мы продаем
  • Горизонт отчета – 1 месяц – январь этого года
  • Шаг отчета – 1 день
  • В отчете должны быть видны пики продаж и их причины
  • Формат отчета – электронный документ Excel

Пожалуй, достаточно

Шаг 3 – составьте список событий в обратном порядке

Событие – это результат выполнения задачи. То есть фактически вы еще планируете и задачи для достижения цели. Обратный порядок означает то, что события необходимо расписывать в том порядке, как они происходят от конца, т.е. цели – к началу, т.е. к тому, где вы находитесь сейчас.

Наш пример:

  • Отчет принят руководителем
  • Отчет отправлен руководителю
  • Отчет проверен перед отправкой
  • Данные занесены в форму
  • Данные обработаны
  • Данные получены
  • Готова форма отчета
  • Запрос данных отправлен
  • Получены контакты сотрудников для запроса данных
  • Понятно, у кого можно получить данные
  • Готов список данных и требований к ним

Шаг 4 – список задач

Вот теперь можно составить список задач, который необходимо выполнить для того, чтобы события стали реальностью, а цель стала достигнута.

Для этого проще всего задать вопрос «Что нужно сделать, чтобы … (название события) произошло?»

Таким образом, последовательно, шаг за шагом вы составите список конкретных дел, которые приведут к цели.

В нашем случае список задач будет выглядеть следующим образом:

  • Спросить у руководителя, принят ли отчет.
  • Отправить отчет по электронной почте
  • Проверить отчет перед отправкой
  • Внести данные в форму отчета
  • Подготовить данные для занесения в форму
  • Проконтролировать предоставление данных в установленный срок
  • Подготовить форму отчета
  • Отправить запрос данных ответственным сотрудникам
  • Получить список сотрудников, которые могут предоставить данные и их контакты
  • Узнать у Х, у кого можно получить данные
  • Подготовить список необходимых данных и требований к ним

В принципе, на этом можно было бы остановиться, но для более сложных задач я бы рекомендовал выполнить еще один шаг.

Шаг 5 – проверьте ключевые факторы успеха.

Несмотря на «громкое» название, ключевые факторы успеха в данном разрезе – это весьма просто.

Смысл в том, чтобы понять, какие факторы важны для выполнения каждой задачи. Как правило, к таким факторам относится наличие тех или иных ресурсов: время, информация, материалы, деньги и т.д.

Кроме того, выполнение некоторых задач из списка само по себе обеспечивает факторы успеха и критично для дальнейших действий. Например, вы не можете внести данные в форму до тех пор, пока эти самые данные не получите. Так что «наличие данных» является ключевым фактором успеха.

Обратное планирование процесса работыОбратное планирование процесса работы

Планирование процесса работы в соответствии с обратным подходом применимо для любой сложности и иерархии целей и задач. Главное – соблюдать порядок и принципы:

  1. Сначала поставьте цель и все планирование выстраивайте в обратном порядке – от цели к текущему положению.
  2. Для детализации и проверки цепочки задач соблюдайте связку «событие – действие – ключевые факторы успеха»
  3. В очень сложных случаях рассматривайте задачи как цели и применяйте к ним обратное планирование процесса работы

 

Не знаешь, как прийти к мечте? Метод обратного планирования. Практикум

На первом занятии моей mastermind-группы был один момент, который показался мне знаковым. Участница говорила о своей большой цели, и о тех навыках, что ей хорошо бы внедрить, чтобы приблизиться к ней. И тогда другая участница – в шутку – сказала: “Ну ты возьми и сделай, что, трудно, что ли?”.

И меня порадовала реакция остальной группы. Они рассмеялись.

метод обратного планирования

И это очень здорово и круто: кажется, люди уже начали понимать, что “спланировать” и “сделать” – вовсе не одно и то же. Что это вовсе не легко – взять и сделать. На самом деле, между планом и реальными действиями может быть целая пропасть. По разным причинам: человек не готов, человек туда не сильно хочет, человек не уверен в себе, человека съедают страхи, у человека другие приоритеты или это вообще не твоя, а чужая цель. Причин может быть тысяча, и ни одну из них не стоит игнорировать!

Нам почему-то кажется, что это просто: распиши подробно план действий, и все, цель у тебя в кармане. Но это миф. Не работает так. Иначе бы наши цели все были бы давно выполнены.

И сегодня я хочу рассказать про метод обратного планирования, который может помочь, если у вас тоже большой разрыв между “спланировать” и “сделать”.

Я не про те случаи, когда человек вообще любит мечтать в стиле “а неплохо бы иметь яхту”. Нет, с целью все хорошо: она поставлена конкретно, она детальна, достижима, осязаема, связана с ценностями, и к ней очень-очень хочется прийти и т. д. Но есть определенный разрыв между дальним и ближайшим будущим. В таких случаях человек очень подробно и с видимым удовольствием расписывает желаемый результат, но тушуется, когда ему задаешь вопросы о ближайших шагах. Это говорит о том, что он, возможно, даже знает, как прийти к цели ВООБЩЕ, в отдаленной перспективе, но он не видит и не понимает, с чего можно НАЧАТЬ.

 

Описание метода обратного планирования

Представьте шкалу от 1 до 10, где каждое деление – это ваш следующий шаг к цели. Сейчас вы очень хорошо представляете себе десятку (конечный результат, конечное желаемое состояние). Опишите это. Что там, в желаемом будущем, когда все уже произошло?

Например, есть цель “выучить английский язык”. Что может быть на десятке? Например, “я свободно общаюсь на английском с носителями языками или иностранными партнерами”. Например, есть цель “научиться играть на гитаре”. Тогда на десятке может быть “могу исполнить любую партию по памяти или по нотной записи, выступаю в клубах, играю друзьям и просто для себя”. Например, есть цель “разбогатеть”. Тогда на десятке будет “у меня солидная материальная база, есть пассивный доход, я сделал ремонт дома, могу позволить себе все, что хочу”.

И так далее. Главное – попробуйте увидеть картинку. Себя со стороны. Закройте глаза и перенеситесь к некое отдаленное (или не очень) будущее. Посмотрите на то, что видите. Какой или какая вы тогда? Чем занимаетесь? Кто вас окружает? Какое впечатление вы производите со стороны?

Посмотрите. Повертите картинку вперед-назад, отступите, увеличьте масштаб, чтобы увидеть контекст и фон. Почувствуйте. Услышьте. Увидьте. И запишите ответы.

А теперь идите на шаг назад. Вот вы увидели конечный этап. А что было предыдущим этапом? Что это была за девятка, которая привела вас к десятке? И опять закрывайте глаза и смотрите на картинку.

Идите так и дальше, пока не придете к единице. Единица будет вашим следующим этапом от того, что есть сейчас.

И вот здесь начинается самое интересное.

 

Мост над пропастью

Когда клиент идет в это упражнение на сессии, то в этот момент (смотря на единицу) иногда чувствует растерянность.

Цель уже не далека, а напротив, очень близка, и очень реальна – это буквально следующие несколько шагов. Например, если общая цель “выучиться играть на гитаре”, то следующим этапом может быть “поискать в Интернете курсы для взрослых, позвонить или написать туда”. Реально? Абсолютно. Требует много сил? Нет. Запускает какие-то серьезные изменения в жизни? Нет. Но внезапно человек может почувствовать, что по каким-то причинам…

он все равно не будет этого делать. Как будто что-то парализует его, связывает по рукам.

И тут есть два варианта. Либо цель на самом деле не твоя (и это как раз тот редкий момент, когда ты можешь это осознать), либо… пропасть в твоем сознании никуда не делась. Разумом ты понимаешь, что следующие шаги просты и достижимы, и не требуют от тебя никаких подвигов преодоления. Но интуитивно, подсознательно, ты продолжаешь чувствовать, что цель по-прежнему очень далека и ты по-прежнему бессилен. Ты смотришь на дальнейшие шаги как будто через пропасть.

Значит, нужно построить мост!

Вообразите, что над этой пропастью возводится мост. Предположим, что его можно пройти за 10 ваших шагов – или 10 делений на новой шкале.

Кстати, хорошим упражнением будет исследовать сам мост. Из чего он сделан? Какой он? Какой вокруг пейзаж? А как выглядит пропасть? Видно ли дно? Прояснив образы, спросите себя: про что эти образы для вас, что они означают? Вы можете получить очень интересные ответы.

Иными словами, мы рисуем новую шкалу, которая соединяет старую (точнее, единицу на старой шкале) с текущим моментом.

Если на десятке – то, что раньше было единицей, то что будет на девяти? На восьми? На семерке? Идите по шагам, пока не придете к новой единице. И посмотрите на нее. Вы готовы к этим действиям? Хотите ли вы это сделать? Перед вами по-прежнему пропасть или вы уже можете шагать?

Если вы по-прежнему ощущаете разрыв и неуверенность, тогда создавайте новый мост и новую шкалу. И еще. И еще. Дробите задачи сколь угодно мелко, но рано или поздно вы придете к таким действиям, которые уже не будут вызывать ступор и страх.

И вот тогда – сделайте этот первый шаг.

Людмила Прима
коуч личных достижений

Принцип обратного планирования. - Дорога к счастью. План на год. — LiveJournal

? LiveJournal
  • Find more
    • Communities
    • RSS Reader
  • Shop
  • Help
Login
  • Login
  • CREATE BLOG Join
  • English (en)
    • English (en)
    • Русский (ru)
    • Українська (uk)
    • Français (fr)
    • Português (pt)
    • español (es)
    • Deutsch (de)
    • Italiano (it)
    • Беларуская (be)

Обратный поток. Планирование для неумелых. Барбара Шер

? LiveJournal
  • Find more
    • Communities
    • RSS Reader
  • Shop
  • Help
Login
  • Login

Прямое и обратное календарное планирование

Календарный график выполнения работ разрабатывается в случае получения организацией заказа на изготовление продукции. При его формировании важным вопросом является определение момента, когда мощности каждого производственного участка будут доступны для изготовления соответствующих изделий.

Рассмотрим пример изготовления продукта, требующего выполнения двух операций, выполняемых на разных производственных участках. Для этого предусматривается время высвобождения мощностей первого участка на выполнение первой операции, что, в свою очередь, позволяет определить объем мощностей, необходимых на втором участке для выполнения последней операции.

При составлении календарного графика выполнения представленных двух операций на имеющихся производственных мощностях предлагается использовать один из подходов – прямого или обратного календарного планирования.

Прямое календарное планирование позволяет минимизировать продолжительность потока, т.е. время, затраченное на выполнение работ в конкретном процессе. В данном подходе, с учетом времени, необходимого для перемещения изделий с одного участка на другой, назначается срок выполнения первой операции на базе высвободившихся мощностей первого производственного участка, затем назначается срок на базе высвободившихся мощностей второго производственного участка. Если для изготовления продукции требуется более двух операций, процедура продолжается до назначения срока выполнения последней.

Обратное календарное планирование позволяет соблюдать срок выполнения операций, установленных заказчиками или определенных последующими операциями, согласно основному производственному плану. В данном подходе устанавливаются сроки выполнения последней операции по изготовлению продукции, после этого осуществляется планирование производства изделий в обратной последовательности.

При составлении графика выполнения операций вводятся поправки на время перемещения изделий между производственными участками, а также на возможное ожидание изделий в очереди на обработку.

Графическое изображение календарного плана с использованием приведенных подходов может быть представлено в виде:

  • перечня операций, подлежащих выполнению, с указанием сроков начала и завершения выполнения операций;

  • графика Ганта (Gantt chart) – гистограммы, длина столбиков которой пропорциональна продолжительности выполнения операций. Существуют две разновидности графика Ганта, которые отображают загрузку производственных мощностей (рис. 10) и сроки выполнения произ-водственных заданий.

Временной график наглядно показывает продолжительность выполнения операций, благодаря чему задействованные в выполнении заказа работники в дальнейшем могут отслеживать выполнение плана и координировать действия самостоятельно. Рассмотрим особенности составления каждого из графиков Ганта подробнее.

Настоящий график позволяет отображать рабочую загрузку ресурсов организации (аналогично профилю загрузки производственных мощностей).

Используя современные прикладные программы (например, Microsoft project), можно не только посмотреть загрузку производственных ресурсов организации, но также определить, насколько выполнены операции к моменту обращения к программе, происходит ли запаздывание или работы осуществляются с опережением сроков.

Рабочий центр А

Порядковый номер недели

1

2

3

4

Станок 1

Производственное задание А

Производственное задание Б

Станок 2

Станок 3

Производственное задание Д

Станок 4

Производственное задание Е

Рис. 10. Загрузка производственных мощностей, график Ганта

Хранение и дальнейшая обработка полученных данных в организации позволяют определить время, необходимое для выполнения определенных операций, что, в свою очередь, способствует составлению реализуемых графиков загрузки производственных мощностей.

Моя система планирования 2.0 или как все успевать

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

В прошлом году я написал для журнала Жить интересно статью на тему как подхожу к планированию. Судя по отклику и отзывам статья очень понравилась читателям, многие решили применить ее на практике.

С тех пор прошел год, и у меня произошла масса изменений.

Если на момент написания статьи я был занят всего в 2-ух проектах: управлением дистрибьюторской компании, в которой я был совладельцем и неспешным развитием проекта “Adwize”, то сегодня я занят:

  • Управлением компаниями Pipeline и Getleado
  • Проведением обучающих курсов по маркетингу
  • Консультированием и персональной работой с клиентами по всему миру

Кроме этого в моей повседневной жизни присутствуют занятия спортом, изучение польского языка, чтение книг и полезных блогов, совершенствование целевых навыков, а также тренировки своего старшего сына.

Рассказываю это не для того, чтобы похвастаться, а для того, чтобы объяснить почему моя старая система планирования перестала работать, и почему мне пришлось внести в нее изменения.

Итак, обо всем по порядку.

Основа системы планирования

Как и ранее, я продолжаю использовать для планирования модель Agile Results. Спустя несколько лет убедился, что эта система и ее принципы подходят мне больше всего.

Часто получаю вопросы, полностью ли я копирую систему?

Объясню свою позицию.

Я считаю, что универсальных систем планирования нет. Более того, каждый человек должен создавать удобную именно ему систему планирования. Чем больше она будет заточена конкретно под вас, тем эффективнее вы будете работать.

Поэтому из Agile Results я взял лишь часть техник, а именно:

  • Метод чистого листа каждый день. Принцип, при котором вы стираете все задачи и планируете новый день исключительно исходя из приоритетов нового дня
  • Метод 3 ключевых достижений, а также модель “Должен, Следует, Могу”. С помощью этой техники я разбиваю день на 3 блока, разбитых по приоритетности. Подробнее об этом я расскажу ниже
  • Ежедневные и еженедельные обзоры. Итоги дня, недели, месяца и года я подвожу в программе Day One — Bloom Built, LLC
  • Гармоничное развитие всех важных жизненных сфер

Кроме этого в мою обновленную систему планирования легли следующие техники:

Получается довольно интересный микс  😀 .

Ключевые инструменты системы планирования

По сравнению с прошлым годом инструменты моей системы планирования не поменялись, а только дополнились новым – стандартным календарем iCal.

Перечислю все инструменты еще раз:

  1. Evernote – основной инструмент для планирования. Подробнее о том как я использую Evernote можете прочитать здесь
  2. Day One – мой ежедневник в котором я подвожу итоги дня, недели, месяца и года
  3. Eggscellent  – инструмент, с помощью которого я применяю на практике технику Pomodoro.
  4. Wunderlist – его я использую в качестве напоминалок для задач с четкой датой завершения
  5. iCal – это стандартный календарь, в котором я разбиваю день на блоки, используя технику Zero Calendar

А теперь давайте покажу как работает моя система планирования на практике.

Как работает моя система планирования

Начнем с планирования в Evernote. Каждый элемент системы я буду сопровождать скриншотом и детальным пояснением. Если у вас останутся вопросы, не стесняйтесь и задавайте их в комментариях  😀 .

1 – Набор заметок в блокноте “Планирование” в Evernote

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

На скриншоте показано как выглядит набор заметок в моем блокноте “Планирование”. Он состоит из следующих элементов:

  • 00_Входящее. На скриншоте этой вкладки нет, так как блокнот “Входящее” является отдельным блокнотом и состоит из своих заметок. Ниже я расскажу более подробнее об его структуре и предназначении.
  • 01_Фундамент
  • 02_План дня
  • 03_План недели
  • 04_План месяца
  • 05_План года
  • 06_Когда-нибудь
  • 07_Обратное планирование на 3 года
  • 08_Долгосрочные мечты и цели
  • 09_Идеи

Как видим, структура блокнотов достаточно отличается от традиционных Agile Results и GTD. Далее я расскажу о каждом из блокнотов в деталях.

00_Входящее

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Блокнот “Входящее” является отдельным элементом системы планирования со своей структурой заметок, поэтому он и не попал на первоначальный скриншот.

Он состоит из 3-ех заметок:

#1 – Входящее + To-Do

Эта заметка разбита на 3 части:

  • На завтра
  • На следующую неделю
  • На следующий месяц.

В течении дня я складирую в эту заметку поступающие задачи и мысли, а потом переношу их в одну из 3-ех частей либо в блокнот “Когда-нибудь” или “Идеи”.

Важный момент: в конце дня поле “На завтра” должно быть пустым. То есть, дела должны быть либо запланированы на следующий день, либо перенесены в соответствующий блокнот.

#2 – Смотреть

В эту заметку я сохраняю ссылки на понравившиеся мне видео, которые хочу посмотреть в ближайшем будущем. Знаю, что многие скажут: “А как же Pocket?” В Pocket я обычно сохраняю видео с телефона или планшета, а потом переношу их в Evernote.

Мне гораздо удобнее, когда вся информация находится в одном месте. Таким образом я всегда могу найти нужную информацию и перенести ее в план дня или недели.

#3 – Читать

Принцип аналогичный как и у заметки выше. Сюда я сохраняю все материалы из рассылок, социальных сетей и rss лент, которые хочу прочитать позже.

Кроме этого, в блокнот “Входящее” отправляются все важные письма, мысли и материалы, которые нужно разобрать или над которыми нужно подумать.

01_Фундамент

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Эта заметка – основа основ всего планирования. Она содержит мою миссию, ценности, сильные стороны и мой личный манифест.

Зная эти вещи, всегда легко направить себя на правильный путь или принять решение в сложной ситуации. Я очень часто возвращаюсь к этой заметке и вам рекомендую завести себе подобную.

02_План дня

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

По сравнению с прошлым годом структура планирования на день существенно изменилась. Если раньше план дня состоял только из 3 частей:

  • 3 ключевых результатов – это 3 самые важные задачи, которые я обязательно должен выполнить в течении дня
  • Ритуалов и ежедневных действий – это ежедневные действия типа занятия спортом, чтения, изучения языка
  • Списка остальных задач

То сейчас список остальных задач разделился на 2 части:

  • Следует – сюда относятся все дела, которые следует выполнить после того, как выполнены 3 ключевых задачи
  • Могу – задачи, которые неплохо было бы выполнить, но работать над ними нужно в последнюю очередь

И, кроме этого, в планировщик дня я добавил еще несколько категорий.

#1 – Не забыть!

В эту категорию попадают задачи, о которых важно помнить в ближайшее время, но при этом я не могу присвоить им конкретный срок. Основная идея – держать все время такие задачи перед глазами

#2 – Жду обратную связь

Сюда я записываю от каких людей и по какому проекту я жду обратную связь. Таким образом, мне очень удобно контролировать развитие всех проектов.

#3 – Делегировано

Так как теперь у меня есть ряд сотрудников, в категорию “Делегировано” я отправляю задачи, которые им поставил. Если задачи привязаны к конкретной дате, то я дублирую их в Wunderlist и выставляю срок с напоминанием.Ниже вы можете увидеть как это выглядит на практике.

Что мне дает такая система планирования дня?

Кроме того, что я могу сфокусировать на важных результатах, я также вижу перед глазами ситуацию по различным проектам: от кого и какую обратную связь я ожидаю, кому и что я поручил, и о каких делах нужно не забыть в ближайшее время!

Таким образом, каждый день у меня перед глазами вся моя деятельность.

Важные нюансы

Знаю, что многих из читателей беспокоят вопросы: когда лучше планировать? Утром или вечером?

Раньше я выделял несколько минут в начале дня на планирование, но со временем осознал, что вечернее планирование гораздо эффективнее. Особенно, после того как начал использовать технику Zero Calendar (подробнее о ней я расскажу ниже).

Большой плюс вечернего планирования заключается в том, что утром ты просыпаешься и знаешь точно, что, когда и в какой последовательности стоит делать. Это значительно уменьшает риск отложить задачу на потом 🙂

Также я обязательно в конце дня подвожу его итоги, используя программу Day One. Как и раньше, она служит моим электронным дневником, где кроме выполненных задач я делаю небольшой анализ своей деятельности и выписываю свои эмоции о прошедшем дне.

В конце статьи я отдельно расскажу, зачем это нужно делать и какую пользу это приносит мне.

03_План недели

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

План недели также немного видоизменился по сравнению с прошлым годом. Общий список задач также теперь разбит на категории “Следует” и “Могу”.

В остальном структура планирования на неделю полностью похожа на планирование дня, за исключением того, что в ней отсутствуют категории “Не забыть”, “Жду обратную связь” и “Делегировано”.

В системе планирования недели также остался “Приоритет недели” – это ключевой навык или задача над которой я хочу осознанно сфокусировать и работать над ней ежедневно.

Каждое воскресенье я подвожу итоги недели в Day One, переношу туда выполненные задачи и провожу небольшой анализ своей деятельности. Подробнее об этом я также расскажу в конце статьи.

04_План месяца

 

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

План месяца полностью совпадает по структуре с планом недели. В нем есть такая же разбивка задач на категории “Должен, Следует и Могу”, а также присутствует основной приоритет месяца – задача или навык над которым я должен осознано и сфокусировано работать весь месяц.

Каждую неделю я пересматриваю эту заметку и отмечаю, какие задачи выполнены, а также беру часть невыполненных и переношу в план следующей недели.

05_План года

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Сразу хочу сказать, что к годовому планированию я отношусь очень гибко. Так как считаю, что год – это очень большой промежуток времени, в течении которого могут произойти события, влекущие за собой изменения приоритетов, целей и задач.

Поэтому, система планирования года включает в себя только приоритет года, 3 ключевых достижений (но и к ним нужно относиться гибко), а также список целей на год.

Этот список служит определенным вектором, который направляет мои цели и задачи в течении месяца, но не является догмой и списком задач, которые нужно выполнить любой ценой.

Новые заметки в блокноте планирования

06_Когда-нибудь

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Заметка “Когда-нибудь” состоит из идей или задач, к которым я бы хотел вернуться в рамках года. Например, сюда могут включаться путешествия, обучающие курсы, которые займут прилично времени, бизнес-проекты, к которым я хотел бы приступить в течении года.

Заметка разбита на 2 блока: “Ближайшее время” и “Позже”.

В блок “Ближайшее время” отправляются те задачи, который с высокой вероятностью могут попасть в план ближайших месяцев. В блоке “Позже” находятся задачи и идеи, к которым я вернусь в течении года.

Эту заметку я разбираю регулярно в последний день каждого месяца (для этого у меня стоит специальная регулярная напоминалка в Wunderlist) и смотрю, насколько актуальны в ней идеи.

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Если вижу, что какие-то идеи актуальны и я могу приступить к ним в течении следующего месяца, то переношу их в план месяца. Если вижу, что есть неактуальные идеи, то просто вычеркиваю их.

07_Обратное планирование

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Впервые о технике обратного планирования я узнал в книге Камерона Герольда Уходим в отрыв.

В книге Герольд давал полезное упражнение с помощью которого читатель должен был представить свою компанию через 3 года:

  • Какой у нее уровень оборота и дохода?
  • Какие продукты/услуги она продает?
  • С какими клиентами она работает?
  • Какой у нее офис?
  • Какая корпоративная культура царит внутри?
  • Какие инструменты маркетинга использует компания?
  • Какие  сотрудники работают в компании? Какой у них уровень профессионализма? Какой у них уровень дохода?

После того, как вы ответили на вопросы и в деталях нарисовали будущее своей компании, Герольд предлагал начать двигаться в конечном направлении и постоянно задавать себе вопрос: что нужно сделать, для того, чтобы достигнуть желаемого уровня?

После чего читателю предлагалось спланировать, какие результаты должны быть у него в предшествующих конечному видению годах. То есть, предлагалось пойти от обратного.

В конце 2011 года я попробовал адаптировать это упражнение на личную жизнь, в результате чего у меня родились следующие вопросы:

  • Где я хочу оказаться через 3 года? В какой стране, в каком окружении, в какой квартире я живу?
  • Как выглядит мой идеальный день? Чем я занимаюсь в течении дня? Над какими проектами работаю?  С какими клиентами сотрудничаю? Как провожу свободное время?
  • Сколько денег мне нужно для поддержания идеального стиля жизни?
  • Как этого достичь, считая шаги обратно?

Сделав такое обратное планирование в конце 2011 года я был приятно удивлен, когда в 2014 году оно полностью реализовалось. В 2013 году я сделал новое обратное планирование, в котором немного поменялись мои приоритеты, и уже к осени 2015 года смог воплотить в жизнь задуманное.

Для меня это упражнение работает очень эффективно, поэтому рекомендую попробовать его и вам.

Важный совет: если решите выполнить это упражнение, то поедьте в свое любимое место. Главный критерий – оно должно быть тихим и уютным. Отключите телефон и мессенджер, чтобы ничего не могло отвлечь вас, и сфокусируйтесь на упражнении. Только так, сможете создать максимально подробную картину будущего.

 

08_Долгосрочные цели и мечты

Скриншот этой заметки я не стал делать так как назначение у нее достаточно простое: выписывать цели, задачи и мечты, которые я хотел бы достичь в будущем, но по сроку они не попадают в годовое планирование.

Сюда относятся различные бизнес-проекты, страны и города для путешествий, а также различные желания, на которые сейчас нет времени.

Этот блокнот я регулярно пополняю появившимися желаниями, а перебираю его при годовом планировании. Те, задачи/мечты, которые могу реализовать в предстоящем году, переношу в планирование года, остальные оставляю хранится  😀

09_Идеи

Структура этой заметки также достаточно проста – сюда попадают все свежие идеи, которые приходят в голову в течении дня. Эту заметку я разбираю каждое воскресенье, подводя итоги недели.

Все идеи я раскидываю по соответствующим заметкам, иначе они просто забываются либо пропадает мотивация их выполнять 🙂

Поэтому, в конце недели эта заметка должна обязательно стать пустой!

Что я убрал из системы?

Если вы читали мою прошлогоднюю статью о системе планирования, то, наверняка, заметили, что в обновленной системе отсутствует ряд заметок, а именно:

  • Пятничный обзор
  • Проекты

От пятничного обзора я в итоге отказалася и стал подводить итоги недели по воскресеньям. Блок с проектами я перенес в ежедневное планирование. Управлять ими стало намного удобнее.

2 – Принципы планирования

 #1 – Zero Calendar и планирование блоками
Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

О технике Zero Calendar я впервые прочитал в блоге Брайана Харриса. С тех пор она стала незаменимым инструментом в моей системе планирования.

Основная идея техники заключается в том, что мы должны разделить свой день на различные важные для нас блоки (например, спорт, чтение, работа, почта, социальные сети, семья, и тп) и зарезервировать время для каждого их них. В идеале, наш день должен быть расписан от момента пробуждения до отхода ко сну.

Таким образом, мы можем осознанно спланировать и выделить время для всех значимых для нас проектов, а также для отвлечений (звонки, почта, социальные сети).

Мне эта техника помогла в разы увеличить свою продуктивность.

 #2 – Чистый лист

Метод чистого листа был взят из Agile Results. Его основная идея – планирование каждого нового дня с чистого листа. То есть, вы не тяните за собой накопившиеся хвосты с предыдущего дня, а планируете новый день заново.

Таким образом, вы сразу фокусируете себя на важных для завтрашнего дня делах, а не на зачищена хвостов.

#3 – Система напоминаний

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Система напоминаний нужна для того, чтобы не забыть о делах, привязанных к конкретной дате (например, платеж от клиента, встреча и тп), а также о регулярных делах, таких как разбор заметок из блокнота планирования (об этом я писал выше), оплата за квартиру и интернет, чистка подписного листа.

Все напоминания я веду в программе Wunderlist, которая синхронизирована с моим календарем. Поэтому, все напоминалки автоматически попадают в план конкретного дня.

3 – Подведение итогов

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Каждый день я использую приложение Day One для подведения итогов дня (выше на скриншоте можете увидеть интерфейс приложения).

Сюда я переношу выполненные задачи из Evernote, а также анализирую, что получилось и не получилось (а также почему не получилось) в течении дня. Кроме этого, выписываю свои эмоции, для того, чтобы не накапливать в себе любые негативные эмоции, находить их первоисточник и удалять его.

Каждое воскресенье по такому же принципу я подвожу итоги недели, отмечая их отдельным ярлыком, а в конце каждого месяца/года – их итоги.

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Зачем это делать?

Непосредственно об эмоциональной составляющей я рассказал выше. Теперь объясню, зачем я сохраняю выполненные задачи.

Дело в том, что я (уверен, что и вы с этим сталкивались 😀 ) периодически сталкиваюсь с чувством того, что мои цели находятся далеко и я никак не могу их достичь. Соотвественно, начинаю себя корить, что работаю недостаточно продуктивно.

Но проблема как раз в другом.

Чем больше вы делаете, чем больше целей достигаете, тем масштабнее становятся ваши цели!

Поэтому, дневник помогает отследить насколько эффективнее становитесь вы, сколько достижений уже у вас есть, и насколько вы движетесь вперед.

Эту идею хорошо передает мысль одного из моих самых любимых авторов Джеймса Алтучера:

Перестаньте сравнивать себя с другими! Сравнивайте себя с самим собой вчера, и ставьте себе цель каждый день стать на 1% лучше. Таким образом, через год вы станете в 3 эффективнее, чем сейчас.

Спустя 3 года такой осознанной и сфокусированной работы над собой, вы гарантировано попадете в топ-200 профессионалов в своей сфере. А этого уже вполне достаточно, чтобы прилично зарабатывать себе на жизнь.

На протяжении последних 5 лет я ей руководствуюсь и могу на своем опыте подтвердить – это правило работает!

Вместо вывода

Я знаю, что многих мучает вопрос: как правильно создать систему планирования?

Мой главный вывод – делайте ее удобной в первую очередь для вас!

Не смотрите ни на кого, берите лучшее из всех известных вам систем планирования и практик тайм-менеджмента, и адаптируйте их под себя.

Идеальных решений не существует!

И помните: важно не само планирование, а действия и результаты! Только действия ведут к достижению целей и реализации планов.

Успехов!

Как должна правильно выглядеть блок-схема обратного планирования

? LiveJournal
  • Find more
    • Communities
    • RSS Reader
  • Shop
  • Help
Login
  • Login
  • CREATE BLOG Join
  • English (en)
    • English (en)
    • Русский (ru)
    • Українська (uk)
    • Français (fr)
    • Português (pt)
    • español (es)
    • Deutsch (de)
    • Italiano (it)
    • Беларуская (be)

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о